Hochzeitsfotos der Gäste per QR-Code sammeln: Ablauf, Orte, Ansage

Wie funktioniert ein QR-Code für Hochzeitsfotos?

Der Gast scannt den QR-Code mit der Handykamera, landet im Browser auf einer Seite und wählt dort seine Fotos aus, ohne Konto und ohne eine App zu installieren.

In MyWedding Planner führt der QR-Aufkleber, den du zum Ausdrucken erstellst, zu deiner Hochzeitswebsite. Dort gibt es die Rubrik Fotos: Gäste schicken ihre Bilder aus dem Browser, ohne Konto, mit höchstens 10 MB pro Foto. Der Code selbst ist also nur die Abkürzung zur Website, die Fotos kommen über die Rubrik. Deshalb sagst du auf dem Hinweistext neben dem Code am besten gleich dazu, was der Gast dort tun soll.

Das Ganze hat zwei Voraussetzungen. Die Hochzeitswebsite muss veröffentlicht sein, und die Fotogalerie gehört dazu: In der kostenlosen Testversion bereitest du die Website vor, veröffentlicht wird sie mit der Einmalzahlung, und die Fotogalerie ist in dieser Einmalzahlung enthalten. Außerdem musst du den Link selbst verteilen. MyWedding Planner verschickt keine E-Mails, SMS oder Nachrichten an deine Gäste, auch keine Erinnerung, Fotos hochzuladen.

Was die Seite können muss, bevor du druckst

Eine Seite für Gästefotos taugt nur dann, wenn ein Gast mit dem eigenen Handy in unter einer Minute fertig ist, auch der Onkel, der nie eine App herunterlädt.

Prüfe diese Punkte, bevor der Code in den Druck geht, egal mit welchem Werkzeug du arbeitest:

• Kein Konto, keine Anmeldung: Wer sich erst registrieren muss, lässt es bleiben. Bei MyWedding Planner schicken Gäste ihre Fotos ohne Konto.
• Läuft im Browser: Kein App-Store, kein Download. Auch MyWedding Planner ist eine Web-App und braucht auf dem Gästehandy nichts Installiertes.
• Bekannte Dateigrenze: Hier sind es 10 MB pro Foto. Nenne sie auf der Seite oder in der Ansage, damit niemand mit einem sehr großen Bild scheitert.
• Mehrere Fotos nacheinander: Teste, ob ein Gast nach dem ersten Foto problemlos weitere hinzufügen kann, ohne neu zu scannen.
• Der Weg vom Code zur Rubrik ist kurz: Setze die Fotos in der Hochzeitswebsite so, dass sie ohne langes Scrollen auffindbar sind, und schreib neben den Code, wo.
• Probelauf mit zwei Handys: Scanne selbst mit einem iPhone und mit einem Android-Gerät, einmal im WLAN, einmal über Mobilfunk. In vielen Locations ist der Empfang im Saal schwächer, als man denkt; frag die Location, ob es WLAN für Gäste gibt.

Welche Rubriken sonst auf die Website gehören, steht im Beitrag zum Inhalt der Hochzeitswebsite. Die Rubrik Fotos ist eine davon, nicht die Hauptsache: Gäste schauen zuerst nach Programm, Ort und Rückmeldung.

Der Ablauf in drei Schritten: vorher, am Tag, danach

Die Fotosammlung besteht aus drei Schritten: Du bereitest Website und Code vor, du sagst es am Tag an, und du holst danach nach, was fehlt.

1. Vorher (zwei bis vier Wochen): Hochzeitswebsite veröffentlichen, Rubrik Fotos aktivieren, Probelauf mit zwei Handys, QR-Aufkleber erstellen und drucken, Hinweistexte festlegen. Den Link zur Website verschickst du ohnehin schon mit der Einladung oder per Nachricht.
2. Am Tag: Codes liegen auf den Tischen und am Eingang, eine Person sagt es einmal an, am besten kurz vor dem Abendessen und noch einmal zur Party. Wer das übernimmt, klärst du vorher.
3. Danach: Teile den Link zur Website innerhalb der ersten Tage noch einmal, mit einem Satz Dank. Viele Gäste fotografieren am Tag selbst und denken erst am Sonntag daran, ihre Bilder hochzuladen.

Den Tag selbst planst du zuerst für dich: Wann der Abend beginnt und wann du die Ansage sinnvoll unterbringst, siehst du im Ablaufplan.

Wo der QR-Code hinkommt

Der Code gehört dorthin, wo Gäste ohnehin hinschauen und das Handy in der Hand haben: auf den Tisch, in den Programmzettel und an den Eingang.

Die Tabelle weiter unten nennt sechs Orte mit Format, Zeitpunkt und einem Satz, den du neben den Code druckst. Eine Faustregel gilt überall: Ein Code, der erst nach zwei Anläufen klappt, wird ignoriert. Mach ihn deshalb so groß, dass er auch vom Stuhl aus ohne Verrenken gelesen wird, drucke ihn dunkel auf hellem Grund und teste jeden Ausdruck einmal, bevor du dreißig davon druckst.

Wenn du ohnehin Tischkarten und Tischnummern druckst, spart es Aufwand, den Aufkleber gleich mit auszudrucken. Wie du Tischkarten selbst gestaltest und druckst, steht im Beitrag zu Tischkarten drucken. In MyWedding Planner gibt es dazu Druckvorlagen für Tischkarten, Tischnummern und das Programm; der QR-Aufkleber kommt dazu.

Die Ansage am Tag: wer, wann, was sagen

Die Ansage macht eine Person, die laut und freundlich spricht, einmal vor dem Abendessen und einmal zur Party, und sie dauert zwei Sätze.

Das übernimmt oft eine Trauzeugin oder ein Trauzeuge, die Moderation, eine DJ-Person oder ein Familienmitglied mit Mikrofon. Wichtig ist, dass du es vorher absprichst und den Satz aufschreibst, damit am Tag keiner improvisieren muss. Ein Vorschlag zum Anpassen: „Auf jedem Tisch liegt ein QR-Code. Scannt ihn mit der Handykamera und ladet eure Fotos von heute Abend hoch, damit alle Bilder bei uns landen. Es braucht kein Konto.“

Sag die Grenze nur dazu, wenn sie relevant ist: „Ein Foto darf bis zu 10 MB groß sein.“ Und ergänze einen Satz zur Trauung, wenn du dort keine Handys möchtest: „Bei der Trauung bitten wir darum, das Handy in der Tasche zu lassen, danach ist alles erlaubt.“ Ohne diesen Satz knipsen viele schon beim Einzug.

Die zweite Ansage zur Party lohnt sich besonders: Dann zücken viele das Handy, und gerade dann entstehen gute Bilder auf der Tanzfläche. Wer dabei einen Code sieht, scannt ihn spontan. Wenn eine Person aus dem Freundeskreis später am Abend noch einmal daran erinnert, erreicht das auch Gäste, die erst zur Party kommen. Wie du Tagesgäste und Abendgäste trennst, steht im Beitrag zu Abendgästen.

Datenschutz: Wer sieht die Fotos?

Kläre vor dem Druck, wer die Fotos sehen soll, und schreib es in einem Satz neben den Code, denn Gäste laden ungern Bilder hoch, bei denen sie nicht wissen, wohin sie gehen.

Das ist eine Frage der Absprache, nicht der Technik. Überlege dir vorher: Sollen die Bilder nur bei dir und der Person bleiben, die du heiratest? Sollen sie später in ein gemeinsames Album? Dürfen Fotos auf Social Media? Auf Gästefotos sind auch Kinder und Menschen zu sehen, die nicht fotografiert werden möchten. Ein Satz wie „Die Bilder bleiben bei uns und gehen an niemanden außerhalb der Feier“ ist nur dann sinnvoll, wenn er stimmt. Schreib ihn nicht aus Gewohnheit hin.

Zwei Dinge gelten bei MyWedding Planner unabhängig von deiner Absprache: Die Hochzeitswebsites der Paare werden von Suchmaschinen nicht indexiert, sie tauchen also nicht in den Suchergebnissen auf. Und MyWedding Planner schreibt Gäste nicht selbst an, den Link teilst du. Wer den Link hat, kann die Website trotzdem öffnen, deshalb solltest du ihn nicht öffentlich posten, auch nicht unter einem Hochzeitsfoto auf Instagram.

Frag die Gäste mit einem Satz auf dem Hinweistext oder in der Ansage, nicht in einem Formular. „Bitte ladet nur Fotos hoch, auf denen ihr gern gesehen werdet“ ist kurz und freundlich. Wer Fotos mit Kindern anderer Familien macht, fragt am besten kurz bei den Eltern nach, bevor die Fotos hochgeladen werden.

Nach der Hochzeit: den Link noch einmal teilen

Die meisten Fotos kommen nicht am Abend, sondern in den Tagen danach, und sie kommen nur, wenn du den Link noch einmal teilst.

Verschicke dafür selbst eine Nachricht an die Gäste, zum Beispiel in der Gruppe oder einzeln: „Danke, dass ihr dabei wart! Wenn ihr noch Fotos von der Feier habt, könnt ihr sie hier hochladen: (Link zur Hochzeitswebsite). Ein Foto darf bis zu 10 MB groß sein.“ Eine gute Zeit dafür ist der Sonntag oder der Tag danach, wenn viele ohnehin ihre Galerie durchgehen.

Wer nicht reagiert, bekommt von dir eine zweite, kürzere Erinnerung etwa eine Woche später. MyWedding Planner verschickt diese Nachricht nicht für dich. Danach ist es in Ordnung, die Sammlung abzuschließen und die Rubrik Fotos auf der Website nicht mehr hervorzuheben.

Bei einem Brunch am Tag danach kannst du den Code dort noch einmal auslegen. Das fängt die Bilder von Gästen ab, die erst am nächsten Morgen daran denken.