Tischkarten für die Hochzeit: was draufsteht und wann du druckst

Was kommt auf Tischkarten und Platzkarten?

Auf die Platzkarte gehört der Name des Gastes, auf die Tischkarte oder Tischnummer die Nummer oder der Name des Tisches.

Mehr braucht keine der beiden Karten. Die Platzkarte sagt dem Gast, wo er sitzt, die Tischnummer sagt ihm, wohin er gehen muss, um seine Platzkarte zu finden. Eine Karte, die beides leisten soll, wird schnell überladen und ist aus zwei Metern Entfernung nicht mehr lesbar.

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Design: Tischnummern kannst du früh drucken, weil sich an der Zahl der Tische kaum noch etwas ändert. Platzkarten druckst du zuletzt, nach der letzten Rückmeldung und nach dem endgültigen Sitzplan. Wie du den Sitzplan aufbaust, steht im Leitfaden Sitzplan erstellen.

Platzkarte, Tischkarte, Tischnummer: die Begriffe

Im Sprachgebrauch laufen die Wörter durcheinander, deshalb lohnt sich eine klare Trennung, bevor du bei der Druckerei oder bei einer Vorlage suchst.

• Platzkarte (auch Namenskarte): steht oder liegt am einzelnen Platz und trägt den Namen einer Person. Manche Paare nennen sie Tischkarte, gemeint ist dann dasselbe.
• Tischnummer: ein Aufsteller oder Schild in der Mitte des Tisches mit der Zahl des Tisches. Sie ist groß und von Weitem lesbar.
• Tischname: die Alternative zur Zahl, zum Beispiel ein gemeinsamer Urlaubsort oder ein Blumenname. Er steht an derselben Stelle wie die Nummer.
• Sitzplan am Eingang: das große Schild oder der Aushang, auf dem jeder Gast nachschlägt, an welchen Tisch er gehört.

Wenn du eine Vorlage suchst, achte darauf, welche dieser Karten gemeint ist. Eine Vorlage für Namenskarten hat meist ein kleines, gefaltetes Format. Eine Vorlage für Tischnummern ist ein großes Einzelblatt. In der Druckerei und in Suchmaschinen sind die Begriffe nicht streng getrennt, deshalb hilft es, die Maße anzugeben.

Was auf die Platzkarte gehört

Auf die Platzkarte gehört der Name, so geschrieben, wie der Gast ihn selbst lesen und erkennen möchte, und sonst nichts, was den Platz verwechselbar macht.

Im Normalfall reichen Vor- und Nachname. Bei einer großen Feier, auf der sich nicht alle kennen, steht der Nachname dabei, damit zwei Gäste mit demselben Vornamen sich nicht ihre Karten tauschen. Bei einer kleinen Runde mit engen Freunden genügt der Vorname.

Ein Symbol für die Menüwahl kann dem Service helfen, wenn du vorher mit dem Caterer abgesprochen hast, wie die Zeichen gelesen werden. Ein kleiner Punkt oder ein Buchstabe in einer Ecke reicht. Das ergänzt du von Hand oder in deiner eigenen Vorlage auf die Karte, die App erzeugt solche Symbole nicht. Wie du Menüwahl und Allergien sauber einsammelst, steht unter Allergien und Menüwahl abfragen.

In MyWedding Planner trägst du pro Gast die Menüwahl sowie Ernährungswünsche und Allergien ein und siehst alles in der Catering-Ansicht. So hast du die Liste für den Caterer an einem Ort und musst nichts aus den Karten herauslesen.

Namen richtig schreiben: Vornamen, Kinder, Begleitungen

Prüfe jeden Namen gegen die Gästeliste und nicht gegen dein Gedächtnis, denn ein falsch geschriebener Name auf einer gedruckten Karte lässt sich nicht mehr retten.

• Vorname oder Spitzname: Schreibe, wie die Person angesprochen wird. Wer seit Jahren „Moritz“ heißt, steht nicht als „Maurice“ auf der Karte, auch wenn das im Ausweis steht.
• Doppelnamen und Sonderzeichen: Umlaute, ß, Bindestriche und Akzente kopierst du aus der Gästeliste. Sie dürfen in der Druckvorlage nicht durch Ersatzbuchstaben ersetzt werden.
• Kinder: Kinder bekommen eine eigene Karte mit dem Vornamen. Wenn sie noch nicht lesen können, hilft ein kleines Bild neben dem Namen. Wie du den Kindertisch planst, steht unter Kindertisch bei der Hochzeit.
• Begleitungen: Ist der Name einer Begleitung noch unbekannt, druckst du die Karte nicht mit „Begleitung von …“, sondern wartest. Frag den Gast, wen er mitbringt, und trage den Namen ein, bevor du druckst.
• Paare und Familien: Auch Paare bekommen zwei Karten, eine pro Person. Sie sitzen dann nebeneinander, und der Service kann beide Gedecke richtig zuordnen.

Lass die Namen am Ende von einer zweiten Person gegenlesen, am besten von jemandem, der die Gäste nicht kennt und deshalb jeden Buchstaben liest.

Tischnummern oder Tischnamen?

Tischnummern sind die sicherere Wahl, Tischnamen die persönlichere, und beide funktionieren, solange sie am Sitzplan am Eingang und auf dem Tisch gleich lauten.

Eine Zahl ist international verständlich, passt auf jedes Schild und lässt sich im Sitzplan leicht sortieren. Das spricht für Zahlen, wenn viele Gäste oder viele Tische da sind. Namen wirken persönlicher, brauchen aber mehr Platz, und der Service muss sie sich merken. Sie eignen sich für kleine Feiern mit wenigen Tischen.

Wenn du dich für Namen entscheidest, nimm Wörter, die sich nicht ähneln und nicht mit einer Zahl verwechselt werden können. Zwei Tische, die „Rose“ und „Rosmarin“ heißen, sorgen am Eingang für Fragen. Vergib außerdem jede Nummer und jeden Namen nur einmal, auch für Sondertische wie den Ehrentisch oder den Kindertisch.

Zur Orientierung hilft eine gut lesbare Schrift. Die Nummer sollte so groß sein, dass sie jemand sieht, der am Eingang des Raumes steht. Teste das mit einem Probedruck, den du an die Wand hängst und aus der Tür betrachtest.

Die Druckreihenfolge: Tischnummern zuerst, Platzkarten zuletzt

Drucke zuerst, was sich nicht mehr ändert, und zuletzt, was an der Gästeliste hängt: also Tischnummern früh und Platzkarten erst nach der letzten Rückmeldung.

Der Grund ist einfach. Absagen, Zusagen in letzter Minute und Begleitungen verschieben die Plätze, aber selten die Zahl der Tische. Wenn du die Platzkarten zu früh druckst, druckst du einen Teil davon neu. Die folgende Reihenfolge hat sich bewährt, und du kannst sie an deinen Termin anpassen:

1. Etwa acht Wochen vor der Hochzeit: Format, Papier und Schrift festlegen, Probedruck einer Platzkarte und einer Tischnummer machen.
2. Etwa sechs Wochen vorher: Tischnummern oder Tischnamen drucken, wenn die Zahl der Tische feststeht. Dazu den Sitzplan am Eingang vorbereiten.
3. Bis zum Rückmeldeschluss: Zusagen, Absagen und Begleitungen sammeln. Bei fehlenden Antworten fragst du selbst nach, die App erinnert niemanden.
4. Nach dem Rückmeldeschluss: Sitzplan abschließen, Namen gegen die Gästeliste prüfen, Menüzeichen mit dem Caterer abstimmen.
5. Etwa eine Woche vorher: Platzkarten drucken, dazu fünf bis zehn leere Reservekarten.
6. Ein bis zwei Tage vorher: Karten schneiden, falten, nach Tischen sortieren und in beschriftete Umschläge oder Kisten legen.
7. Am Vortag oder am Morgen: Karten aufstellen, Tischnummern platzieren, Sitzplan am Eingang aufhängen.

Plane die Reservekarten fest ein. Sie helfen, wenn ein Name falsch gedruckt ist, wenn kurzfristig jemand dazukommt oder wenn eine Karte beim Schneiden misslingt. Beschrifte sie mit einem Stift, der zu den gedruckten Karten passt, und bewahre sie beim Aufbau getrennt auf.

Drucken mit den Druckvorlagen in MyWedding Planner

In MyWedding Planner gehören Platzkarten, Tischnummern, das Programm und die Aufgabenliste zu den Druckvorlagen.

Den Sitzplan selbst druckst du maßstabsgetreu auf A4. Du kannst eine alphabetische Liste der platzierten Gäste mit ihrem Tisch hinzufügen sowie eine Seite pro Tisch mit seinen Gästen. Die alphabetische Liste eignet sich als Vorlage für den Sitzplan am Eingang, die Seite pro Tisch als Liste für die Person, die die Karten aufstellt.

Der Sitzplan wird auf einem großen Bildschirm bearbeitet, auf dem Handy kannst du ihn ansehen. Beim Drucken solltest du also am Rechner sitzen. Die Druckvorlagen und der Sitzplan sind in der kostenlosen Testversion ohne Limit nutzbar. Mehr zur Gestaltung des Plans selbst steht in der Sitzplan-Vorlage.

Karten aufstellen: Wer macht es und mit welcher Liste?

Das Aufstellen übernimmt eine Person aus deinem Umfeld, die den Plan vorher gesehen hat und eine Liste pro Tisch in der Hand hält.

Du solltest es nicht selbst machen. Am Vortag oder am Morgen der Hochzeit hast du genug andere Dinge zu klären. Gib die Aufgabe einer Person, der du vertraust, zum Beispiel einer Trauzeugin, einem Trauzeugen oder einem Familienmitglied. In MyWedding Planner gibt es für Menschen, die am Tag selbst helfen, Einsatzpläne für das Helferteam.

Gib der Person die Liste „eine Seite pro Tisch“ aus dem Sitzplan-Druck mit. Sie legt Tisch für Tisch die Karten ab und hakt auf der Liste ab. So fällt sofort auf, wenn eine Karte fehlt. Sprich mit der Location vorher ab, ab welchem Zeitpunkt der Raum zugänglich ist und ob die Tische schon gedeckt sind, wenn du mit den Karten kommst.

Zum Schluss geht die Person den Raum noch einmal vom Eingang aus ab und prüft, ob jede Tischnummer von dort lesbar ist, ob der Sitzplan am Eingang aufgehängt ist und ob die Reservekarten bereitliegen.