Sitzplan Hochzeit: welche Fassung du druckst, für wen und wann

Welche Fassungen des Sitzplans brauchst du?

Du brauchst eine Fassung für die Gäste und eine maßstabsgetreue für Location und Service, und jede hat einen anderen Leser.

Die Gäste wollen in drei Sekunden wissen, wo sie sitzen. Die Location will wissen, wo welcher Tisch steht und wie viel Platz dazwischen bleibt. Der Service will wissen, wer an welchem Tisch sitzt, ohne einen ganzen Raumplan zu lesen. Wer alles auf ein einziges Blatt packt, hat am Ende ein Blatt, das keiner dieser drei gern liest.

Die Reihenfolge ist einfach: Erst steht die Tischordnung, dann entstehen daraus die Fassungen. Wie du die Gäste überhaupt setzt, steht im Leitfaden Sitzplan erstellen. Diese Seite beginnt dort, wo das Setzen fertig ist.

Eine fertige Vorlage zum Herunterladen, in die du nur noch Namen schreibst, gibt es in MyWedding Planner nicht. Stattdessen legst du deinen Raum mit seinen Tischen an, setzt die Gäste und druckst den Plan daraus. Der Vorteil: Wenn sich ein Name ändert, änderst du ihn an einer Stelle und druckst neu, statt ein Blatt von Hand zu korrigieren.

Alphabetisch oder nach Tischen: was am Eingang besser funktioniert

Alphabetisch ist am Eingang meist die schnellere Lösung, weil jeder seinen Namen sucht und nicht jeden Tisch absucht; nach Tischen lohnt sich vor allem bei wenigen Tischen.

Bei einer alphabetischen Liste stehen alle Gäste in einer Spalte, daneben die Tischnummer oder der Tischname. Wer seinen Namen gefunden hat, geht direkt los. Das spart Gedränge, denn niemand muss fremde Namen lesen. Bei einer Liste nach Tischen steht über jedem Tisch eine Gruppe von Namen. Das gibt einen Überblick, wer mit wem sitzt, und man findet Bekannte, aber die Suche nach dem eigenen Namen dauert länger.

Eine Faustregel, die sich aus dieser Logik ergibt (gängige Praxis, keine Norm):

• Wenige Tische und eine kleine Runde: Eine Fassung nach Tischen ist gut lesbar, und der Gedanke „da sitzen ja auch die anderen aus meiner Familie“ gehört zum Charme.
• Viele Gäste oder viele Tische: Die alphabetische Liste ist schneller, weil jeder nur eine Zeile suchen muss.
• Sehr viele Gäste: Teile die alphabetische Liste in zwei Blätter, etwa A bis K und L bis Z, und hänge sie nebeneinander, damit sich keine Schlange bildet.

Wenn mehrere Gäste denselben Nachnamen haben (zwei Familien Schneider), schreibst du den Vornamen dazu. Das ist banal und wird trotzdem oft vergessen.

In MyWedding Planner kannst du beim Ausdruck des Sitzplans eine alphabetische Liste der platzierten Gäste mit ihrem Tisch hinzufügen. Für die Fassung nach Tischen gibt es außerdem eine Seite pro Tisch mit den Gästen, die dort sitzen.

Was auf den Sitzplan für die Gäste gehört

Auf den Plan am Eingang gehören die Namen, die Tischnummer oder der Tischname und ein Wegweiser, der zeigt, wo im Raum der Tisch steht.

• Namen: vollständig und so geschrieben, wie die Gäste sie kennen. Ein Spitzname, den nur die Familie benutzt, hilft Freunden nicht.
• Tischnummer oder Tischname: Entscheide dich für eines von beiden und halte es durch. Wenn der Tisch einen Namen hat, steht derselbe Name auf der Tischkarte und am Tisch. Das Gleiche gilt für Nummern.
• Wegweiser: Ein kleiner Raumplan oder ein Pfeil auf dem Blatt zeigt, ob der Tisch links, rechts oder hinten steht. Bei Räumen mit Nebenraum oder Terrasse ist das keine Kleinigkeit.
• Titel oder Anlass: Ein kurzer Satz wie „Wo sitze ich?“ reicht. Mehr Text braucht es nicht.
• Besondere Hinweise: nur das, was alle betrifft, etwa dass der Sektempfang draußen stattfindet und die Tische erst später geöffnet werden.

Nicht drauf gehören Essenswünsche, Allergien oder Regeln zwischen einzelnen Gästen. Das sind Informationen für Service und Küche, nicht für den Eingang. Wie du Ernährungswünsche und Allergien abfragst, steht im Leitfaden Allergien und Menüwahl abfragen.

Ein Sonderfall ist der Tisch des Paares. Er braucht einen eigenen Namen oder eine eigene Nummer, damit niemand rätselt, wo die beiden sitzen. Mehr dazu im Leitfaden zum Ehrentisch.

Der maßstabsgetreue Plan für Location und Caterer

Der maßstabsgetreue Plan zeigt den Raum, die Tische und die Hindernisse so, dass Location und Caterer daraus aufbauen und Wege planen können.

Dieser Plan ist nicht für die Gäste gedacht. Er muss nicht schön sein, aber stimmen: Tischform, Position, Abstände, Türen, Säulen, Bühne, Tanzfläche, Buffet. Die Location entscheidet damit, wie die Tische gestellt werden, der Service, wie er durch den Raum läuft. Eine Rolle spielt auch, dass beide Seiten dasselbe Bild vor sich haben und nicht über Beschreibungen am Telefon reden.

In MyWedding Planner legst du dafür den Raum mit seinen Tischen an: runde, rechteckige oder zu Modulen zusammengesetzte Tische, dazu die Hindernisse im Raum. Die Gäste ziehst du per Drag-and-drop auf die Plätze. Der Plan lässt sich maßstabsgetreu auf A4 oder Letter ausdrucken. Die Maße kannst du in Metern oder in Fuß und Zoll angeben, je nachdem, in welchen Einheiten dir die Location ihre Zahlen nennt.

Bevor du den Plan weitergibst, frag die Location nach den echten Maßen ihrer Tische und nach der Zahl der Gedecke pro Tisch. Diese Zahlen kennt nur sie, und sie lassen sich nicht aus dem Bauch schätzen. Die Tischform bestimmt, wie du setzt: Zu runden Tischen und zur langen Tafel gibt es eigene Leitfäden.

Planst du Trauung und Abendessen in verschiedenen Räumen, legst du pro Hochzeit mehrere Pläne an, zum Beispiel einen für die Trauung und einen für das Abendessen.

Tischlisten für den Service

Tischlisten geben dem Service pro Tisch eine Seite mit den Gästen, die dort sitzen, und sind kürzer zu lesen als ein Gesamtplan.

Wer Getränke bringt oder Teller serviert, steht an einem Tisch und will wissen, wer dort sitzt, nicht wer am Nachbartisch. Eine Seite pro Tisch löst das. Beim Ausdruck des Sitzplans in MyWedding Planner kannst du eine Seite pro Tisch mit seinen Gästen hinzufügen. Dem Service gibst du diese Seiten zusammen mit dem maßstabsgetreuen Plan, damit er Tisch und Lage im Raum zuordnen kann.

Wenn du dem Caterer außerdem die Menüwahl oder Allergien pro Tisch mitgeben willst, geht das über den Export für den Caterer. Der Export ist Teil des Vollzugangs, in der kostenlosen Testversion ist er nicht verfügbar. Frag den Caterer vorher, in welcher Form er die Angaben haben möchte.

Formate: A4, Aufsteller und Staffelei

Am Eingang funktioniert ein großes Format am besten, für Location und Service reicht A4; die App druckt auf A4 oder Letter, größere Plakate lässt du bei einer Druckerei vergrößern.

• A4: Das Format für den maßstabsgetreuen Plan, für Tischlisten und für deinen eigenen Ordner. In Deutschland ist A4 das übliche Format, Letter ist das amerikanische.
• Aufsteller: Ein Blatt in einem Rahmen oder einem Ständer auf einem Tisch. Das passt zu einer kleinen Runde, wenn die Liste auf ein Blatt passt. Bei sehr vielen Gästen wird es eng.
• Staffelei: Ein größeres Plakat auf einer Staffelei am Eingang. Es braucht ein größeres Format als A4. Die App gibt A4 oder Letter aus. Für ein Plakat lässt du den Plan bei einer Druckerei vergrößern. Frag dort, bis wann du die Datei liefern musst, und prüfe, ob die Schrift auch aus zwei Metern Abstand lesbar bleibt.
• Mehrere Blätter nebeneinander: Eine Alternative zum Plakat, wenn die Liste lang ist. Zum Beispiel ein Blatt A bis K und eins L bis Z.

Tischkarten und Tischnummern sind ein eigenes Thema. Beides findest du in der App unter den Druckvorlagen, zusammen mit Programm und Aufgabenliste zum Ausdrucken.

Vor dem Druck prüfst du diese Punkte:

• Jeder zugesagte Gast hat einen Platz, und kein Name steht doppelt.
• Gleiche Nachnamen sind mit Vornamen unterschieden.
• Tischnummern oder Tischnamen stimmen auf Plan, Tischlisten und Tischkarten überein.
• Die Schrift ist aus zwei Metern Abstand lesbar.
• Der maßstabsgetreue Plan passt zu den Maßen, die die Location genannt hat.
• Der Tisch des Paares ist klar benannt.
• Eine Reserve-Fassung liegt bereit.
• Location und Service haben dieselbe Fassung wie du.

Wann du den Sitzplan druckst

Drucke den Plan erst nach dem letzten Rückmeldetermin, und halte eine zweite Fassung bereit, falls sich noch etwas ändert.

Der Plan ist erst verlässlich, wenn die Rückmeldungen da sind. Wer vorher druckt, druckt Plätze für Gäste, die später absagen, und lässt andere vielleicht aus. Ein Plan, der schon an die Location gegangen ist und dann nicht mehr stimmt, sorgt für Verwirrung.

Ein Ablauf, der in der Praxis gut funktioniert:

1. Nach dem Rückmeldetermin: Frag bei Gästen, die noch nicht geantwortet haben, selbst nach. Die App verschickt keine Nachrichten an Gäste, du erinnerst sie selbst. Antworten, die du per Telefon oder Nachricht bekommst, trägst du selbst ein.
2. Danach: Setz die Gäste fest und prüfe, dass niemand fehlt und niemand doppelt vorkommt.
3. Zuerst der maßstabsgetreue Plan: Die Location braucht ihn zuerst, damit sie aufbauen kann.
4. Dann die Fassungen für die Gäste und die Tischlisten: Sie ändern sich bis zuletzt am ehesten.
5. Eine Reserve-Fassung: Druck eine Fassung mehr, als du am Eingang brauchst, und leg sie zur Seite.

Die App zeigt bei jedem Gast die Antwort (zugesagt, abgesagt, offen) in den Listen beim Platzieren an. So siehst du beim Setzen sofort, wer noch offen ist.

Letzte Änderungen am Tag davor

Kurz vor der Hochzeit änderst du nur noch, was sich nicht umgehen lässt, und gibst jede Änderung dem Service und der Location weiter.

Eine kurzfristige Absage ändert meist wenig: Der Platz bleibt frei, die Fassung am Eingang kann so bleiben, und der Service weiß Bescheid. Schwieriger wird es, wenn jemand dazukommt oder zwei Gäste tauschen müssen. Dann gilt: Ändere die Tischordnung in der App, druck die betroffenen Seiten neu und tausche sie aus. Das sind meist die Liste am Eingang und die Seiten der betroffenen Tische.

Sag der Location und dem Service die Änderung außerdem direkt, nicht nur über das neue Blatt. Ein Papier in einem Ordner liest am Abend niemand mehr. Eine kurze Nachricht am Vortag reicht. Auf dem Handy kannst du den Plan ansehen, für Änderungen brauchst du einen großen Bildschirm, also einen Computer oder ein Tablet im Querformat. Plane für die letzten Änderungen daher einen Moment am Computer ein.

Wenn Gäste kurzfristig zum Abend kommen, sieh dir den Leitfaden zu den Abendgästen an.