QR-Code auf der Hochzeitseinladung: wohin er führt, was auf die Karte gehört, wie du ihn testest

Was gehört auf eine Einladung mit QR-Code?

Der QR-Code führt zur Hochzeitswebsite, und auf der Karte stehen trotzdem Datum, Ort und Rückmeldefrist, weil die Karte auch ohne Handy funktionieren muss.

Der Code ist eine Abkürzung, mehr nicht. Er ersetzt nicht die Angaben, ohne die ein Gast nicht planen kann. Alles Weitere, also Programm, Anfahrt, Unterkünfte, Dresscode und die Rückmeldung, darf auf der Website stehen und muss nicht auf die Karte passen. So bleibt die Karte ruhig und lesbar, und die Website kann sich bis kurz vor der Hochzeit ändern, ohne dass du etwas neu druckst.

In MyWedding Planner erstellst du dafür einen QR-Aufkleber zum Ausdrucken, der zu deiner Hochzeitswebsite führt. Die Website bereitest du in der kostenlosen Testversion vor. Veröffentlicht wird sie mit der Einmalzahlung, und die Veröffentlichung ist darin enthalten. Das ist für den Druck wichtig: Ein Code, der auf eine noch nicht veröffentlichte Seite zeigt, führt ins Leere.

Wohin der Code führt und warum die Adresse feststehen muss

Der Code sollte auf die Startseite deiner Hochzeitswebsite zeigen, und die Adresse muss vor dem Druck endgültig sein, denn ein gedruckter Code lässt sich nicht mehr ändern.

Ein QR-Code speichert nur eine Internetadresse. Steht sie einmal auf Papier, bleibt sie dort. Ändert sich die Adresse nach dem Druck, scannen Gäste einen toten Link, und du hast bei hundert Karten keinen Weg, das zurückzuholen. Prüfe deshalb, bevor du die Druckdatei freigibst, dass die Adresse deiner Website feststeht und dass die Seite unter genau dieser Adresse veröffentlicht ist.

Auf der Website liegt alles, was sich noch bewegt. In MyWedding Planner wählst du die Rubriken selbst: Countdown, eure Geschichte, Programm, Ort, Unterkünfte, Dresscode, Geschenke, häufige Fragen, Fotos und praktische Infos. Welche davon Gäste zuerst sehen sollen, überlegst du im Beitrag Was auf die Hochzeitswebsite gehört.

Die Rückmeldung läuft ebenfalls über die veröffentlichte Website. Gäste antworten dort einzeln oder als Gruppe und wählen ihr Essen. Die Antworten füllen deine Gästeliste, die Essenswahl und den Sitzplan. Wie du die Menüwahl sinnvoll abfragst, steht im Beitrag Menüwahl und Allergien bei der Rückmeldung.

Was auf die Karte gehört, auch mit QR-Code

Auf die Karte gehören Datum, Uhrzeit, Ort, die Rückmeldefrist und ein zweiter Weg zu euch, denn ein Gast muss auch dann antworten können, wenn der Code nicht klappt.

Der Grund ist einfach: Manche Gäste haben kein Smartphone, bei anderen ist der Akku leer, wieder andere scannen nicht gern. Die Karte steht außerdem noch im Regal, wenn die Website längst vergessen ist. Die folgende Aufteilung hilft dir beim Entwurf.

• Auf die Karte: Namen des Paares, Datum, Uhrzeit der Trauung, Name und Ort der Feier, Rückmeldefrist, ein Satz zum Code („Alles Weitere findet ihr auf unserer Website“) und ein Weg zur Rückmeldung ohne Handy, zum Beispiel eine Telefonnummer.
• Auf die Website: Programm in Reihenfolge, Anfahrt und Parken, Unterkünfte, Dresscode, Hinweise zu Kindern, Geschenke, häufige Fragen und das Rückmeldeformular.
• Auf beides: der Hinweis, ob Kinder eingeladen sind, wenn dir das wichtig ist, und die Rückmeldefrist.

Schreib die Webadresse zusätzlich in Klartext unter den Code, wenn sie kurz genug ist. Wer den Code nicht scannen kann, tippt sie dann ein. Ist sie lang, lass sie weg und verlass dich auf das Telefon.

Lädst du manche Gäste erst zum Abend ein, bekommen sie meist eine eigene, kürzere Karte. Worauf du dabei achtest, steht im Beitrag Abendgäste zur Hochzeit einladen. Der Code kann auch dort auf die Website führen. Prüfe nur, dass deine Website nichts zeigt, was für diese Gäste nicht gedacht ist.

Größe, Kontrast und Platz auf der Karte

Der Code muss dunkel auf hellem Grund stehen, rundherum Luft haben und groß genug sein, dass die Handykamera ihn aus Leseabstand erkennt.

Als grobe Orientierung funktioniert auf einer Einladungskarte eine Kantenlänge von etwa zwei bis drei Zentimetern. Entscheidend ist aber nicht die Zahl, sondern dein Test mit dem fertigen Ausdruck. Ein Code, der auf dem Bildschirm klappt, kann auf strukturiertem Papier scheitern.

• Kontrast: Dunkles Muster auf hellem Grund. Heller Code auf dunklem Papier, Gold auf Beige oder ein blasser Farbton lassen sich oft nicht lesen.
• Freier Rand: Lass um den Code einen weißen Rand, ungefähr so breit wie ein paar Quadrate des Musters. Kein Text, keine Blumen, keine Linie darf hineinragen.
• Papier: Glattes oder leicht strukturiertes Papier ist unkritisch. Prägungen, Folienveredelung und Transparentpapier können spiegeln oder das Muster verzerren. Wenn du eine Veredelung wählst, lass die Stelle mit dem Code aus.
• Position: Setze den Code auf die Rückseite oder an den unteren Rand, nicht mitten in die Gestaltung. Er soll auffindbar sein, aber nicht die Karte dominieren.
• Beschriftung: Ein kurzer Satz daneben sagt, was der Code tut („Zur Hochzeitswebsite“). Ein Code ohne Satz weckt Misstrauen.

Den QR-Aufkleber aus MyWedding Planner druckst du aus und kannst ihn auf dem Probedruck testen, bevor du die Karte endgültig gestaltest. Dann steht früh fest, wie viel Platz er braucht.

Vor dem Druck testen: die Checkliste

Teste den Code mit dem Probedruck auf mindestens zwei Handys, bevor du die ganze Auflage freigibst, und gehe dabei die Tabelle unten Zeile für Zeile durch.

Der wichtigste Test ist der, den man gern auslässt: Gib den Probedruck jemandem, der die Website nicht kennt, und schau zu, ob er in unter einer Minute dort ist, wo er hinsoll. Jede Stelle, an der diese Person zögert, ist eine Stelle, an der später Gäste hängen bleiben. Der Beitrag zur Hochzeitswebsite hilft dir, die Startseite so aufzubauen, dass Programm, Ort und Rückmeldung ohne Suchen auffindbar sind.

Scanne außerdem unterwegs, nicht nur am Schreibtisch. Scanne ein Mal im WLAN und ein Mal über Mobilfunk, mit einem iPhone und mit einem Android-Gerät. Wenn dein Empfang schlecht ist, wird es der Empfang mancher Gäste auch sein.

Gäste ohne Smartphone: Rückmeldung per Telefon

Gäste ohne Smartphone melden sich per Telefon oder Nachricht bei dir, und du trägst ihre Antwort selbst ein.

Das ist in MyWedding Planner vorgesehen: Eine Rückmeldung, die du auf anderem Weg bekommst, etwa am Telefon oder per Nachricht, trägst du selbst in die Gästeliste ein. Du siehst dort auch, wer noch nicht geantwortet hat. Erinnern musst du allerdings selbst, MyWedding Planner verschickt keine E-Mails, SMS oder Nachrichten an Gäste, auch keine Erinnerung an die Rückmeldefrist.

Damit das nicht chaotisch wird, hilft eine feste Regel auf der Karte: eine Telefonnummer, eine Person, die sie annimmt, und der Satz „Wer nicht online antworten möchte, ruft bis zum (Datum) an“. Die Person am Telefon fragt nach den Namen aller Eingeladenen, nach Zusage oder Absage und, wenn du es abfragst, nach dem Essen und nach Allergien. Trage die Antworten am selben Tag ein, solange du dich erinnerst, wer was gesagt hat.

Mit einer Karte, einer Website und einer Telefonnummer deckst du die meisten Gäste ab. Wen du trotzdem nicht erreichst, fragst du nach Ablauf der Frist persönlich, so wie du es ohne QR-Code auch tun würdest.