Location Besichtigung Checkliste für Hochzeitsplaner: was du bei der Begehung klärst

Die kurze Antwort: sieben Bereiche, die du vor Ort klärst

Eine Hochzeitsplanerin klärt bei der Locationbegehung sieben Bereiche: Räume und Kapazität, Strom und Technik, Anlieferung und Parken, Zeiten und Lautstärke, die Schlechtwetter-Variante, die Ansprechperson am Hochzeitstag und die Unterlagen der Location.

Das Paar schaut bei der Besichtigung auf Atmosphäre, Preis und Gefühl. Du schaust auf das, was später im Ablauf passieren muss: Wo steht welcher Tisch, wo kommt der Caterer an, wo steckt die Technik des DJs an, was passiert bei Regen, wen rufst du am Hochzeitstag an, wenn etwas fehlt. Eine Begehung, bei der du diese Fragen nicht gestellt hast, endet meist mit einem zweiten Termin oder mit drei Anrufen in der Woche danach.

Die Antworten der Location sind keine Selbstverständlichkeit und keine Regel, die du kennst: Jede Location legt ihre Bedingungen selbst fest. Deshalb ist alles in der Checkliste eine Frage, die du stellst, und nichts, was du annimmst. Was die Location nennt, schreibst du wörtlich auf und lässt es dir, wo es zählt, schriftlich bestätigen.

• Vor der Begehung: Datum, geplante Gästezahl und ein vorläufiger Ablauf liegen bereit.
• Vor Ort: du gehst den Tag in der Reihenfolge der Gäste und der Dienstleister durch.
• Danach: jeder offene Punkt wird eine Aufgabe mit Datum, die Unterlagen kommen zur Location in die Dienstleisterliste.

Die Checkliste für die Locationbegehung als Tabelle

Die Tabelle unten enthält alle Fragen, die du bei einer Begehung der Reihe nach stellst, mit je einer Spalte für die Antwort der Location und für das Datum, bis zu dem ein offener Punkt geklärt sein muss.

Drucke sie aus oder kopiere sie in dein eigenes Dokument und nimm sie mit. In den Spalten „Antwort“ und „Offener Punkt bis“ steht überall „ausfüllen“: Schreib dort hinein, was dir die Location sagt, und trag ein Datum ein, wenn etwas ungeklärt bleibt. Eine Zeile, die du leer lässt, sieht beim Nachlesen genauso aus wie eine Zeile, die du vergessen hast.

Sinnvoll ist es, die Tabelle pro Location einmal anzulegen. Wenn du zwei oder drei Locations für dasselbe Paar vergleichst, hast du am Ende nebeneinander dieselben Fragen und kannst dem Paar nicht nur sagen, welche Location schöner ist, sondern auch, welche weniger offene Punkte hinterlässt.

Vor der Begehung: was du mitbringst

Zur Begehung bringst du das Datum, die geplante Gästezahl, einen vorläufigen Ablauf des Tages und die Wünsche des Paares mit, damit die Location konkret antworten kann.

Ohne Datum gibt es keine belastbare Antwort zu Verfügbarkeit, Aufbauzeit und Nachbarveranstaltungen. Ohne Gästezahl bleiben die Fragen zu Räumen und Tischen abstrakt. Ein grober Ablauf (Trauung, Empfang, Essen, Reden, Party, Ende) reicht, damit du bei jedem Abschnitt fragen kannst, welcher Raum und welcher Weg dafür gedacht ist. Wie du die Gästezahl und den Ablauf vorher mit dem Paar klärst, steht im Fragebogen fürs Erstgespräch.

Bring außerdem einen Grundriss mit, wenn die Location einen hat, sonst ein Blatt zum Skizzieren, und ein Telefon für Fotos von Steckdosen, Zugängen, Stufen und Engstellen. Fotos ersetzen keine Antwort, aber sie erinnern dich später, wovon der Kommentar „da ist es eng“ handelte. Wenn Dienstleister mitkommen, zum Beispiel Technik oder Caterer, sag der Location vorher, wer dabei ist.

Im Hochzeitsprojekt legst du die Location schon vor dem Termin als Dienstleister des Hochzeitsprojekts an: mit eigener Karte, Status (kontaktiert, Angebot erhalten, bestätigt, abgelehnt) und angehängten Dokumenten. So steht das Angebot, auf das du dich beziehst, neben deinen Notizen und nicht in einem Mail-Verlauf.

Räume, Wege und Technik: den Tag in Gästereihenfolge abgehen

Geh die Location in der Reihenfolge ab, in der Gäste sie am Hochzeitstag erleben, und stell an jeder Station die Frage, was dort stattfindet und was dafür gebraucht wird.

Das heißt: Ankunft und Parken, Ort der Trauung, Empfang, Essen, Tanz, Toiletten und Rückzugsraum. An jeder Station fragst du nach Raum und Kapazität, nach Wegen dazwischen und nach der Technik. Bei den Räumen interessiert dich, ob Trauung und Essen im selben Raum stattfinden und wer umbaut, wenn nicht, wie lange der Umbau dauert und wo die Gäste in der Zwischenzeit sind. Frag nach der Tischform, die der Raum zulässt, und miss selbst nach, ob Plan und Wirklichkeit zusammenpassen.

Bei der Technik geht es um Strom, Anschlüsse, Licht und Ton. Frag, wo Steckdosen und Stromkreise liegen, was bereits an Anlage, Mikrofon oder Beamer vorhanden ist und ob die Location eigene Technik vorschreibt. Fragen zu Lautstärke, Musik und Ruhezeiten stellst du offen und schreibst die Antwort der Location auf, ohne dich auf eine Regel zu berufen, die du nur vermutest.

Der Sitzplan hängt an dem, was du hier misst. Im Hochzeitsprojekt legst du den Plan der Tische visuell an, mit dem Platz jedes Gastes und den Regeln „immer zusammen“ und „nie zusammen“, und kannst das Platzieren der Gäste automatisch übernehmen lassen. Gedruckt wird er maßstabsgetreu, in A4 oder Letter. Wenn du die Maße des Raums bei der Begehung notierst, kannst du den Plan danach mit der Location abgleichen.

Zeiten und Regeln der Location: fragen, nie annehmen

Zeiten und Regeln der Location erfragst du einzeln und schriftlich: Wann beginnt der Aufbau, wann endet die Feier, was gilt für Musik und Ruhezeiten, was ist für Kerzen, Deko und Fotografie erlaubt.

Diese Punkte unterscheiden sich von Location zu Location und manchmal auch von Veranstaltung zu Veranstaltung. Was in der letzten Location galt, sagt über diese nichts. Frag deshalb nach dem frühesten Zeitpunkt für Aufbau und Anlieferung, nach dem Zeitpunkt, bis zu dem die Räume leer sein müssen, und nach dem, was danach noch passieren darf, etwa das Abholen von Technik am nächsten Morgen. Ob es Einschränkungen bei Musik, offenem Feuer oder Dekoration am Gebäude gibt, ist eine Frage an die Location, die dir sagt, was gilt und wo es steht.

Dazu kommen die Fragen nach Nachbarschaft und anderen Veranstaltungen: Findet am selben Tag etwas im Haus statt, teilt ihr Eingänge oder Parkplätze? Alle Antworten gehören in die Tabelle, und jede Antwort, die den Ablauf betrifft, geht in den Plan für den Tag. Wie du daraus ein einzelnes Dokument für die Dienstleister baust, zeigt das Function Sheet.

Dienstleister und Anlieferung: wer kommt wann wohin

Für die Anlieferung klärst du, wer die Location für Caterer, Floristik, Technik und Musik öffnet, über welchen Zugang geliefert wird und wo Fahrzeuge stehen dürfen.

Geh den Weg, den die Dienstleister nehmen werden, selbst ab: vom Parkplatz zum Eingang, durch den Flur in den Saal oder in die Küche. Frag nach Lastenaufzug, Stufen, Türbreiten, Lieferzeiten und danach, ob die Location eigene Dienstleister vorschreibt oder eigene Dienstleister des Paares zulässt. Die Antwort auf die letzte Frage bestimmt, wen du überhaupt buchen kannst.

Klär auch, ob die Küche der Location eine Allergenübersicht für ihr Essen liefert und wer sie weitergibt. Allergien der Gäste sind ein Thema, das Location, Caterer und du gemeinsam tragen. Die Allergenliste zeigt, wie du das Thema im Dienstleistergespräch ansprichst.

Zum Schluss fragst du nach der Person, die am Hochzeitstag vor Ort entscheidet und erreichbar ist: Name, Aufgabe und eine Nummer für den Tag. Genau diese Person brauchst du später in der Übergabe des Tages. Was dort hineingehört, steht in der Übergabe für die Tageskoordination. Notiere sie in der Checkliste, damit sie nicht in deinem Kopf bleibt.

Nach der Begehung: aus offenen Punkten werden Aufgaben mit Datum

Direkt nach der Begehung wird jeder offene Punkt der Checkliste eine Aufgabe mit einem Datum, und die Unterlagen der Location kommen zu ihrer Karte im Hochzeitsprojekt.

Setz dich am selben Tag noch einmal hin, solange du dich an die Gesprächsfetzen erinnerst. Geh die Tabelle durch und mach aus jeder Zeile mit „ausfüllen“ im Feld „Offener Punkt bis“ eine Aufgabe. Im Hochzeitsprojekt gibt es Aufgaben mit Datum, ausgehend vom Hochzeitstermin, als Liste, nach Monaten oder im Kalender. Ein Beispiel: „Zusage der Location zum Aufbau am Vortag einholen“ bekommt ein Datum, das lange genug vor dem Aufbau liegt, um es anzustoßen, wenn die Antwort ausbleibt.

Die Unterlagen der Location (Angebot, Hausordnung, Grundriss, Hinweise zur Anlieferung) hängst du an ihre Karte beim Dienstleister, und den Status setzt du, wenn sich der Stand ändert, von „Angebot erhalten“ auf „bestätigt“ oder „abgelehnt“. Das Paar sieht das ganze Projekt mit, auch die Dienstleister, und kann es ergänzen. Alles, was nur für dich gedacht ist, etwa deine Margen, bleibt in deinen eigenen Unterlagen.

Schick der Location nach dem Termin eine kurze Zusammenfassung dessen, was ihr besprochen habt, und bitte um Bestätigung der Punkte, die für den Ablauf wichtig sind. Wann du welchen Schritt im Gesamtprojekt angehst, zeigt der Projektplan in Phasen.

Zum Ausprobieren: Du kannst dich ohne Karte registrieren und ein Beispielhochzeitsprojekt ansehen (nur lesbar). Die Karte brauchst du erst, wenn du dein erstes echtes Hochzeitsprojekt anlegst und die 14 Tage Testphase starten; währenddessen wird nichts abgebucht. Danach läuft MyWedding Pro als monatliches Abo ohne Mindestlaufzeit.