Hochzeit planen mit Excel oder App: was reicht wann?

Die kurze Antwort: Excel für den Anfang, eine App für den Mittelteil

Excel reicht für ein Budget und eine erste Gästeliste, eine App lohnt sich, sobald Rückmeldungen, Sitzplan und Fristen dazukommen. Der Grund ist nicht, dass Tabellen schlecht wären, sondern dass eine Hochzeit aus Daten besteht, die zusammenhängen: Wer zusagt, ändert die Gedecke, die Gedecke ändern das Catering, und das Catering ändert das Budget.

In einer Tabelle hängt jedes dieser Blätter für sich. Du überträgst Zahlen von Hand von einem Reiter in den nächsten und musst daran denken, es jedes Mal zu tun. Das geht gut, solange die Liste kurz ist und nur eine Person daran arbeitet. Es geht schlechter, wenn nach der Einladung die ersten Antworten per Nachricht, am Telefon und im Gespräch eintreffen.

Du musst dich deshalb nicht am Anfang entscheiden. Viele Paare starten mit einer Tabelle, weil sie schnell geht und jeder sie kennt, und wechseln, wenn es hakt. Wichtig ist nur, dass die Tabelle so gebaut ist, dass sich ihr Inhalt später übernehmen lässt. Wie das aussieht, steht im nächsten Abschnitt.

Welche Spalten eine gute Vorlage braucht

Eine gute Gästeliste in Excel hat eine Zeile pro Person und eine Spalte, die zeigt, zu welcher Einladung sie gehört. Das ist die wichtigste Entscheidung, weil du Einladungen verschickst, aber Gedecke, Menüs und Sitzplätze pro Person zählst.

Für die Gästeliste haben sich diese Spalten bewährt:

• Vorname und Nachname, in zwei getrennten Spalten, damit sich die Liste sortieren lässt.
• Einladung oder Gruppe: derselbe Name für alle, die auf einer Einladung stehen, zum Beispiel „Familie Schneider“.
• Kategorie: Familie, Freunde, Kollegen und so weiter, damit du später Gruppen zählen kannst.
• Altersgruppe: Erwachsen, Jugendlich, Kind oder Baby, weil Kinder oft ein anderes Menü und einen anderen Preis haben.
• Begleitung: ja oder nein.
• Programmpunkte: wer zur Trauung, zum Sektempfang, zum Abendessen oder erst zur Party kommt.
• Rückmeldung: Zugesagt, Abgesagt, Offen.
• Ernährung: Allergien, vegetarisch, vegan oder ein anderer Wunsch.
• Tisch: bleibt anfangs leer und wird beim Sitzplan gefüllt.

Das Budget braucht weniger Spalten, aber sie müssen sauber getrennt sein. Pro Posten legst du den geplanten Betrag fest, den gebuchten Betrag aus dem Angebot, die bisher gezahlte Summe und das Fälligkeitsdatum der nächsten Zahlung. Die Differenz zwischen geplant und gebucht zeigt dir früh, wo es eng wird. Eine Zeile pro Zahlung statt einer pro Posten macht die Tabelle länger, aber ehrlicher: Anzahlung und Restzahlung haben meist verschiedene Termine.

Wie du die Posten sinnvoll aufteilst, zeigt der Ratgeber Hochzeitsbudget planen. Wie eine Gästeliste insgesamt aufgebaut wird, steht im Ratgeber Gästeliste anlegen.

Wo die Tabelle an ihre Grenzen stößt

Eine Tabelle stößt an ihre Grenzen, wenn Daten gleichzeitig an mehreren Stellen gebraucht werden oder wenn mehr als eine Person sie pflegt. Fünf Momente treten bei fast jeder Planung auf.

1. Einladungen und Personen. Die Liste hat Zeilen pro Person, aber du verschickst eine Einladung pro Gruppe. Wer zählt, wie viele Einladungen offen sind, muss filtern, zusammenfassen und hoffen, dass kein Name doppelt vorkommt.
2. Rückmeldungen. Die Antworten kommen per Nachricht, am Telefon oder im Gespräch, und jemand muss jede einzeln eintragen. Bei Excel sieht man danach nur eine Spalte mit „Zugesagt“ und „Offen“. Wer nachhaken muss, filtert sich die offenen Zeilen heraus und schreibt die Leute selbst an.
3. Sitzplan. Ein Sitzplan ist eine Zeichnung, keine Tabelle. Wer Tische als Zellen nachbaut, kann nichts verschieben, ohne Namen zu löschen und neu zu tippen, und sieht nicht, ob die Tische in den Raum passen.
4. Fristen. Eine Tabelle erinnert dich an nichts. Termine für Anzahlungen, Anfragen und Absprachen stehen irgendwo, aber nur dort, wo du selbst nachsiehst.
5. Zu zweit arbeiten. Solange eine Person die Datei pflegt, ist alles gut. Sobald zwei Personen mit zwei Kopien arbeiten, stimmt nach wenigen Wochen keine mehr ganz.

Keiner dieser Momente macht die Tabelle unbrauchbar. Er zeigt nur, wo die Arbeit anfängt, die du ohne Programm von Hand machst. Ob dir das zu viel wird, hängt von der Größe der Feier ab: Bei einer kleinen Hochzeit mit wenigen Tischen kommst du mit Excel weit, bei vielen Gästen und mehreren Tischformen wird es zäh.

Was eine Hochzeits-App anders macht

Eine Hochzeits-App hält Gästeliste, Sitzplan, Budget und Aufgaben an einem Ort, sodass du eine Angabe nur einmal einträgst. Bei MyWedding Planner läuft das im Browser, auf dem Computer und auf dem Handy; du installierst nichts.

Hier die Aufgaben, bei denen sich der Unterschied am deutlichsten zeigt:

• Gäste: Die Liste ist nach Gruppen aufgebaut, mit Kategorien wie Familie und Freunde und der Altersgruppe (Erwachsen, Jugendlich, Kind, Baby). Du legst außerdem fest, bei welchen Programmpunkten eine Person dabei ist, etwa Trauung, Sektempfang oder Abendessen.
• Rückmeldungen: Antworten, die du auf anderem Weg bekommst, trägst du selbst ein und siehst dann, wer noch nicht geantwortet hat. Nachhaken musst du selbst, die App schreibt niemanden an.
• Sitzplan: Du zeichnest den Raum mit seinen Tischen (rund, rechteckig, aus Modulen zusammengesetzt) und Hindernissen und ziehst die Gäste per Drag-and-drop an ihre Plätze. Am Handy kannst du den Plan ansehen, bearbeiten kannst du ihn auf einem größeren Bildschirm. Wie ein Sitzplan entsteht, erklärt der Ratgeber Sitzplan erstellen.
• Aufgaben: Sobald das Datum feststeht, trägt die App Aufgaben mit Datum ein, gerechnet ab dem Hochzeitstermin. Du siehst sie nach Themen sortiert als Liste, nach Monaten oder im Kalender.
• Budget: Pro Posten siehst du geplant, gebucht und was noch offen ist. Zahlungen mit Fälligkeitsdatum und Anhänge wie ein Angebot als PDF hängen am jeweiligen Posten.
• Zu zweit: Du lädst eine oder mehrere Personen ins Planungsteam ein. Sie bekommen eine E-Mail mit der Einladung und planen dann mit. Sie sind keine Gäste der Hochzeit.

Was die App nicht tut, gehört zur ehrlichen Antwort: Sie verschickt keine Einladungen und keine Nachrichten an Gäste, und sie kennt keine Fristen deines Standesamts. Einladen und nachhaken bleibt bei dir, genauso wie bei einer Tabelle.

Der Vollzugang kostet einmal 69 €, ohne Abo. Zum Ausprobieren gibt es die kostenlose Testversion ohne Karte.

Von Excel wechseln, ohne neu zu tippen

Eine bestehende Gästeliste lässt sich aus Excel (.xlsx) oder aus einer CSV-Datei übernehmen, oder du kopierst sie direkt aus der Tabelle in das Importfenster. Stammt deine Liste aus einem anderen Tabellenprogramm, lädst du sie vorher als .xlsx herunter.

Beim Import erkennt die App die Spalten, bildet Gruppen aus Einträgen wie „Herr und Frau Schneider“ oder „Anna + 1“ und zeigt dir alles zur Prüfung an. Du korrigierst, was nicht passt, bevor etwas gespeichert wird. Eine Vorlage zum Herunterladen gibt es ebenfalls, falls du erst jetzt anfängst und die Spalten nicht selbst bauen willst.

Lädst du dieselbe Datei später noch einmal hoch, entstehen keine Doppelungen. Das ist praktisch, wenn du die Tabelle in der Zwischenzeit weitergepflegt hast.

Damit der Wechsel glatt läuft, räum die Tabelle vorher kurz auf: ein Name pro Zeile, Vor- und Nachname getrennt, eine Spalte für die Gruppe und keine verbundenen Zellen. Was dann noch nicht passt, zeigt dir der Prüfschritt vor dem Speichern.

Entscheidungshilfe: Excel behalten oder wechseln?

Bleib bei Excel, wenn deine Feier klein ist, nur eine Person die Datei pflegt und du gern selbst Formeln baust. Wechsle, wenn du einen Sitzplan zeichnen willst, zu zweit planst oder schon beim Zählen der Rückmeldungen den Überblick verlierst.

• Excel passt, wenn die Gästeliste überschaubar bleibt und dein Sitzplan nicht mehr sein muss als eine Namensliste pro Tisch.
• Eine App passt, wenn Gäste an verschiedenen Programmpunkten teilnehmen und du Tische mit unterschiedlicher Form planst.
• Beides zusammen geht auch: Das Budget bleibt in der Tabelle, die Gäste und der Sitzplan wandern in die App.

Wenn du noch nicht weißt, womit du anfangen sollst, hilft der Ratgeber Hochzeit planen: wo anfangen?. Eine Aufgabenliste für die ganzen zwölf Monate findest du in der Hochzeits-Checkliste.