Cosa fare un anno prima del matrimonio: cinque decisioni, poi il resto

La risposta breve: a un anno si decidono cinque cose

Un anno prima del matrimonio le decisioni che contano sono cinque: quanto spendere, quanti invitati, che tipo di rito, in quale periodo e dove.

Sono le scelte che condizionano tutte le altre. Con un budget e un numero di invitati approssimativi puoi cercare una location che regga davvero, e il tipo di rito ti dice con chi parlare per primo. Il menu, la grafica delle partecipazioni, la musica e i fiori vengono dopo, e non c'è nessuna fretta di sceglierli ora.

Se hai la sensazione di essere in ritardo, quasi sempre è solo l'effetto delle liste lunghe: elencano tutto con la stessa urgenza. Qui l'ordine conta più della quantità. Nella tabella in fondo alla pagina trovi le cinque decisioni, cosa condizionano e chi coinvolgere.

Budget e lista invitati provvisoria, insieme

Budget e lista invitati si decidono nello stesso momento, perché il numero di persone è la voce che sposta di più tutte le altre.

Parti da una cifra complessiva che puoi permetterti, senza dividerla ancora in voci, e da una lista provvisoria: nomi veri, famiglia per famiglia, anche con qualche punto interrogativo. Non serve che sia definitiva. Serve a capire se parli di un matrimonio da trenta o da centocinquanta invitati, perché ci cambiano la location, il catering e perfino la data.

Nell'app la lista invitati si costruisce per nucleo, con una categoria (famiglia, amici e così via) e una fascia d'età: adulto, adolescente, bambino, neonato. Il budget si divide in voci con tre numeri: stimato, impegnato e quanto resta da spendere, e per ogni pagamento puoi segnare la scadenza e allegare il documento. Ne parlano più a fondo la guida al budget del matrimonio e quella sulla lista invitati.

• Una cifra di partenza, decisa insieme e, se qualcuno contribuisce, parlandone chiaramente con chi contribuisce.
• Una lista provvisoria divisa in due colonne: quelli senza cui non ti sposi e quelli che dipendono dal numero.
• Una soglia massima di invitati, da non superare nemmeno se la location sembra grande.

Rito civile, religioso o simbolico: cosa chiedere e a chi

La scelta del rito decide a chi rivolgersi per primo: al Comune per il rito civile, alla parrocchia per il rito religioso, a un celebrante per il rito simbolico.

Non serve conoscere a memoria le procedure, serve fare le domande giuste al momento giusto. Al Comune o alla parrocchia chiedi quali documenti servono, con quale anticipo vanno presentati e se la data che hai in mente è disponibile nella sede che preferisci. Se pensi a un rito simbolico, chiedi al Comune come si combina con la parte civile nel tuo caso.

L'app non segue le pratiche del Comune o della parrocchia: le cose da fare che trovi sono promemoria generici e non sostituiscono la risposta di chi si occupa del tuo matrimonio. Scrivi tu le date che ti vengono date, accanto alle altre scadenze.

Periodo, luogo e fornitori da prenotare per primi

Periodo e luogo si scelgono insieme, e i fornitori da cercare per primi sono quelli che non puoi spostare: location e chi ti segue il giorno stesso.

Il periodo dipende da quando possono esserci le persone a cui tieni, dal clima che vuoi e dal budget: alcune date costano di più e si esauriscono prima. Se hai una data ferma, si cerca la location libera in quella data; se hai una location in testa, si guarda quali date ha libere. Poi vengono i fornitori che lavorano un solo matrimonio per giorno, come il fotografo e il videomaker, e quelli che servono a tutti, come il catering se non è incluso nella location.

Non c'è un anticipo medio valido per tutti: cambia con la zona, con la stagione e con il fornitore. Per questo la regola pratica è chiedere subito, a ciascuno, fino a quando tiene libera la data e quanto è l'acconto. Nell'app ogni fornitore ha la sua scheda con uno stato (contattato, preventivo ricevuto, confermato, rifiutato) e i documenti allegati, così sai a che punto sei con ciascuno.

• Location e, se serve, il luogo della cerimonia, con data bloccata per iscritto.
• Fotografo e videomaker, perché lavorano un matrimonio alla volta.
• Catering, se la location non lo prevede.
• Musica, se per te è importante e non è già nel contratto della sala.

Il resto dell'anno, trimestre per trimestre

Dopo le cinque decisioni, l'anno si divide in quattro tappe: scegliere, prenotare, definire e infine confermare.

Sono tappe orientative, non scadenze: se la tua data è tra otto mesi, parti dalla seconda. Nell'app le cose da fare hanno una scadenza calcolata a partire dalla data del matrimonio, rimessa in ordine per tema, e si guardano in lista, per mese o in calendario. Così non devi contare i mesi a mano: apri il mese in corso e vedi cosa c'è.

• Da 12 a 9 mesi prima: le cinque decisioni, la prima richiesta di date a location e fornitori, i contatti con il Comune o la parrocchia.
• Da 9 a 6 mesi prima: conferme scritte e acconti ai fornitori principali, idee per abiti e fedi, prima bozza del budget diviso in voci.
• Da 6 a 3 mesi prima: partecipazioni e save the date, alloggio per gli invitati che vengono da lontano, menu e prove, lista invitati quasi definitiva.
• Gli ultimi tre mesi: conferme di presenza, programma della giornata, piccoli dettagli e deleghe.

Quando arrivi all'ultimo tratto, ti servono altre due guide: un mese prima del matrimonio e l'ultima settimana. Se invece scopri che la data è molto più vicina di quanto pensassi, c'è la guida per organizzare il matrimonio in tre mesi.

Organizzare in due, o con una persona di fiducia

Un anno prima è il momento giusto per decidere chi fa cosa, perché dividere i compiti presto evita che uno dei due faccia tutto.

Mettiti d'accordo con il tuo partner su due aree separate, per esempio uno cura fornitori e location, l'altro invitati e budget, e rivedile ogni tanto. Se ti aiuta una persona di fiducia, nell'app puoi invitare uno o più co-organizzatori: ricevono un'email di invito e non sono invitati al matrimonio.

Se ti chiedi se ha senso fare tutto da solo, trovi un ragionamento onesto nella guida per organizzare il matrimonio senza wedding planner: dipende da quanto tempo hai, non da quanto sei bravo.