Hochzeit: Checkliste für den letzten Monat, Woche für Woche

Der letzte Monat: abschließen, nicht neu anfangen

In den letzten vier Wochen geht es um fünf Dinge: Rückmeldungen einsammeln, den Sitzplan fertigstellen, dem Caterer die Menüwahl und Allergien geben, den Ablauf mit den Dienstleistern abstimmen und alles Gedruckte und Bezahlte bereit machen.

Alles, was größer ist, gehört in die Monate davor: Location, Fotografie, Catering und Kleidung sind jetzt gebucht oder sie sind es nicht mehr. Wenn du dich dabei ertappst, noch eine neue Idee anzufangen, schreib sie auf und frag dich, ob sie in vier Wochen noch machbar ist. Meistens lautet die ehrliche Antwort nein, und das ist in Ordnung.

Die Liste ist nach Wochen sortiert, weil sich der Monat so besser aushalten lässt. Jede Woche hat ein Thema und einen Übergang: Die Rückmeldungen münden in den Sitzplan, der Sitzplan in die Absprache mit dem Caterer, die Absprachen in den Ablauf, der Ablauf in die letzte Woche. Wenn du lieber nach Themen statt nach Wochen vorgehst, hilft dir die Seite zu den Kleinigkeiten, die man vergisst.

Die Wochen unten sind ein Vorschlag, kein Pflichtprogramm. Wer wenig Gäste hat oder früh fertig ist, zieht Punkte nach vorn. Wer die Rückmeldungen spät bekommt, schiebt alles um ein paar Tage. Wichtig ist nur, dass jeder Punkt einen Namen und einen Tag bekommt.

Woche 4: Rückmeldungen einsammeln und nachfragen

In der vierten Woche vor der Hochzeit klärst du, wer kommt und wer noch nicht geantwortet hat, denn alles Weitere hängt an dieser Zahl.

Geh deine Gästeliste Zeile für Zeile durch und markiere, wer zugesagt, abgesagt oder noch nichts gesagt hat. Antworten, die dich per Telefon, Nachricht oder im Gespräch erreicht haben, trägst du selbst ein. In der App geht das direkt am Gast: Du hinterlegst die Antwort und siehst danach, wer noch offen ist. Wer die Hochzeitswebsite veröffentlicht hat, bekommt Antworten außerdem direkt in die Gästeliste, auch mit der Menüwahl. Das Veröffentlichen gehört zum Vollzugang, vorbereiten kannst du die Website schon in der kostenlosen Testversion.

Nachhaken musst du selbst. Die App verschickt keine Nachrichten an deine Gäste und erinnert sie auch nicht. Du siehst, wer offen ist, und schreibst diesen Personen. Das geht schneller, wenn du es bündelst: eine kurze Nachricht an alle, die noch offen sind, und danach persönlich an die, die auch darauf nicht antworten.

• Eine Nachricht, ein Datum. Schreib dazu, bis wann du die Antwort brauchst, und nenne den Grund: Der Caterer und der Sitzplan warten darauf.
• Persönlich bei Familie und engen Freunden. Wer nach einer Nachricht nicht antwortet, hat sie meist nur übersehen. Ein Anruf klärt das in einer Minute.
• Begleitung und Kinder klären. Wenn auf der Einladung nur ein Name stand, frag nach, wer mitkommt. Das ändert Sitzplatz und Menge beim Essen.
• Eine feste Gästezahl festhalten. Spätestens am Ende der Woche schreibst du die Zahl auf, mit der du in die nächsten Wochen gehst. Spätere Änderungen sind möglich, sie sind dann aber bewusste Ausnahmen.

Wie du Menüwahl und Unverträglichkeiten gleich bei der Rückmeldung mit abfragst, steht im Ratgeber Menüwahl und Allergien abfragen.

Woche 3: Sitzplan, Menüwahl und Allergien an den Caterer

In Woche 3 steht der Sitzplan, und der Caterer bekommt die Angaben, die er für seine Planung braucht: Gästezahl, Menüwahl, Allergien und Ernährungswünsche.

Mit der festen Gästezahl aus Woche 4 kannst du den Sitzplan ohne Platzhalter bauen. Fang mit den Tischen an, die sich nicht verschieben lassen, etwa der Ehrentisch und die Tische für Familie, und setz erst danach die übrigen Gäste. In der App legst du Raum und Tische an und platzierst die Gäste per Ziehen und Ablegen. Du kannst Regeln festlegen, etwa „immer zusammen“ oder „nie zusammen“, und die automatische Platzierung hält sich daran. Ein Muster zum Anfangen findest du in der Sitzplan-Vorlage.

Auf dem Handy kannst du den Sitzplan ansehen. Bearbeiten lässt er sich an einem großen Bildschirm, also am Computer oder auf dem Tablet im Querformat. Plan dafür einen Abend ein, an dem du in Ruhe am Rechner sitzt.

Danach geht es zum Caterer. Er braucht drei Dinge von dir: die Gästezahl, die Menüwahl pro Person und die Allergien und Ernährungswünsche. In der App erfasst du Menüs, die Wahl pro Gast, Ernährungswünsche und Allergien und siehst alles in einer Ansicht für das Catering. Den CSV-Export für den Caterer, pro Gast oder pro Tisch, gibt es mit dem Vollzugang; in der Testversion ist er gesperrt. Wer ihn nicht nutzt, schickt dem Caterer eine eigene Liste per E-Mail.

Frag den Caterer bei dieser Gelegenheit, bis wann er Änderungen bei der Gästezahl noch annimmt und ob die Dienstleister, die am Tag arbeiten, mitessen. Das steht oft nirgends im Angebot und wird sonst am Abend selbst zum Thema.

Zum Abschluss der Woche lohnt ein Blick ins Budget. Zahlungen mit Fälligkeit und das Angebot als Anhang hängen in der App am jeweiligen Posten. So siehst du, welche Restzahlungen in den nächsten Wochen anstehen, und musst nicht am Tag vor der Hochzeit nach einer Überweisung suchen.

Woche 2: Ablauf mit den Dienstleistern abstimmen, Aufgaben verteilen

In der zweiten Woche schreibst du den Ablauf des Hochzeitstags auf, stimmst ihn mit den Dienstleistern ab und gibst Aufgaben an die Menschen ab, die dir helfen.

Der Ablauf ist die Grundlage für alles Weitere: Wann beginnt die Trauung, wann der Sektempfang, wann wird gegessen, wann sind Reden, wann endet die Musik? Im Tagesablauf der App trägst du Uhrzeiten, Programmpunkte und die Zuständigkeiten ein, also wer was macht. Wichtig ist, dass er vor der letzten Woche steht.

Dann kommen die Absprachen. Geh jeden Dienstleister einzeln durch und kläre drei Dinge: Wann kommt er an, wohin und mit wem hat er vor Ort zu tun? Fotografie, DJ oder Band, Floristik, Catering und Location brauchen den gleichen Stand wie du. Zu jedem Dienstleister gibt es in der App eine Karte mit Status und angehängten Dokumenten, so hast du Verträge und Angebote griffbereit.

Der zweite Teil der Woche gehört den Menschen in deinem Umfeld, die am Hochzeitstag mit anpacken, also Familie und Freunden. Du musst nicht alles selbst im Kopf behalten. In der App legst du Einsatzpläne für Personen an, die am Tag selbst helfen, damit alle wissen, was ihre Aufgabe ist. Was die Trauzeugen übernehmen können, steht im Ratgeber Aufgaben der Trauzeugen.

Und das Standesamt? Hier nennen wir bewusst keine Unterlagen und keine Fristen, denn sie unterscheiden sich von Amt zu Amt und von Fall zu Fall. Frag beim Standesamt nach, was es vorher noch braucht, und trag den Termin dafür in deine Aufgaben ein, wenn noch etwas offen ist.

Woche 1: Drucksachen, Zahlungen und Übergaben

In der letzten Woche druckst du, was auf Papier gebraucht wird, bezahlst, was fällig ist, und übergibst die Verantwortung für den Tag an die Menschen, die sie tragen.

Gedruckt wird zuerst, was die Gäste in die Hand nehmen. Zu den Druckvorlagen der App gehören Tischkarten, Tischnummern, das Programm und die Checkliste der Aufgaben. Den Sitzplan druckst du auf A4, auf Wunsch mit einer alphabetischen Liste der platzierten Gäste samt Tisch und einem Blatt pro Tisch. Wie du Tischkarten sinnvoll gestaltest, steht im Ratgeber Tischkarten drucken. Druck früh genug, damit ein leerer Drucker oder ein Tippfehler dich nicht am Abend vorher erwischt.

Dann das Geld. Prüf im Budget, welche Restzahlungen vor dem Hochzeitstag fällig sind, und überweise sie in dieser Woche. Wenn du Trinkgeld geben möchtest, bereite Umschläge vor und gib sie einer Vertrauensperson, statt am Abend zu improvisieren.

Zuletzt die Übergaben. Das ist der Teil, der am meisten Ruhe bringt:

• Ablaufmappe. Eine Mappe mit Ablauf, Telefonnummern der Dienstleister und der Gästeliste gibt jeder Person, die am Tag Fragen beantwortet, die gleichen Antworten.
• Letzte Absprache mit den Trauzeugen und dem Helferteam. Geh die Einsatzpläne noch einmal durch und lass dir bestätigen, dass jede Person ihre Aufgabe kennt.
• Sachen bereitlegen. Ringe, Ausweise, Unterlagen vom Standesamt, Notfallset und alles, was du am Morgen nicht suchen willst, kommt in eine Tasche.
• Eine Ansprechperson für den Tag. Leg fest, wer am Tag selbst für Fragen der Dienstleister zuständig ist, damit nicht du dein Handy in der Hand hältst.

Damit endet dieser Monat. Alles Weitere, also die letzte Woche im Detail und der Tag davor, folgt auf eigenen Seiten.

Was du streichen kannst, wenn die Zeit fehlt

Wenn die Zeit knapp wird, streichst du zuerst alles, was nur dir auffällt, und behältst, was andere im Ablauf braucht: Gästezahl, Menüwahl, Sitzplan, Absprachen und Zahlungen.

• Ein sehr genauer Sitzplan. Für lockere Feiern genügen Tischgruppen, etwa „Familie“ und „Freunde“. Dann reicht ein Tisch pro Gruppe und eine kleine Liste, statt jeden Platz zu vergeben.
• Dekoration, die nur du siehst. Alles, was erst am Morgen aufgebaut werden muss und niemandem fehlt, wenn es wegfällt.
• Selbst gebastelte Extras. Gastgeschenke, Bastelarbeiten und zusätzliche Papeterie kosten Abende. Was nicht fertig wird, wird nicht vermisst.
• Spiele und Überraschungen, für die niemand zuständig ist. Sie funktionieren nur, wenn eine Person sie übernimmt. Findet sich keine, streich sie.
• Die ideale Reihenfolge der Aufgaben. Wichtiger als die Reihenfolge ist, dass jede Aufgabe ein Datum und eine Person hat.

Gestrichen wird mit einem Satz an die richtige Person, nicht stillschweigend. Wenn du eine Aufgabe fallen lässt, die jemand anders erwartet, sag es ihm oder ihr, bevor der Tag da ist.

In der App sind die Standardaufgaben ab dem Hochzeitsdatum rückwärts datiert und nach Themen sortiert. Du siehst sie als Liste, nach Monaten oder im Kalender, und kannst Punkte aus dem Katalog „Nicht vergessen“ mit einem Klick als Aufgabe übernehmen. Wer die Wochen oben als eigene Aufgaben mit Datum anlegt, hat am Ende des Monats keine offene Frage mehr im Kopf.