Hochzeit: Checkliste für die letzte Woche, Tag für Tag

Die letzte Woche: bestätigen, übergeben, ausruhen

In den letzten sieben Tagen geht es um drei Dinge: Alle Dienstleister und die endgültige Gästezahl bestätigen, die Aufgaben für den Hochzeitstag an andere übergeben und am Ende wirklich zur Ruhe kommen.

Der Unterschied zur Checkliste für den letzten Monat liegt im Ziel. Vier Wochen vorher baust du noch auf: Sitzplan, Ablauf, Absprachen. Eine Woche vorher stehen diese Dinge, und es geht darum, dass jede Person, die am Tag selbst etwas braucht, es auch hat. Das sind Uhrzeiten, Telefonnummern, Listen und Zahlen. Wer das am Donnerstag verschickt statt am Freitagabend, schläft besser.

Die Reihenfolge unten folgt dem Kalender: erst bestätigen (Tag 7 bis 5), dann verteilen (Tag 4 und 3), dann vorbereiten (Tag 2) und zuletzt zur Ruhe kommen (Tag 1). Jeder Punkt hat einen Namen und einen Zeitpunkt, denn ein Punkt ohne beides bleibt in dieser Woche sehr leicht liegen.

Wenn du lieber nach Themen als nach Tagen vorgehst, hilft die Seite zu den Kleinigkeiten, die man vergisst. Für den Tag selbst gibt es den Ablaufplan.

Tag 7 bis 5: Dienstleister bestätigen, Gästezahl melden, Sitzplan drucken

Zu Beginn der Woche rufst du jeden Dienstleister kurz an oder schreibst ihm, damit Uhrzeit, Ort und Ansprechperson am Hochzeitstag bei allen gleich lauten.

Geh die Liste deiner Dienstleister einmal durch: Location, Catering, Fotografie, Musik, Floristik, Fahrdienst, Friseurin oder Friseur und alle, die sonst am Tag auftauchen. Frag jeweils dasselbe: Wann kommt ihr an, wohin genau, und wen sprecht ihr vor Ort an? Gleich danach schreibst du die Antwort in den Ablauf, sonst steht sie nur in einer Nachricht, die am Hochzeitstag niemand findet. In der App hat jede Dienstleisterin und jeder Dienstleister eine Karte mit Status und angehängten Dokumenten, dort liegen auch Angebote und Verträge.

Dann die Zahlen. Der Caterer und die Location brauchen jetzt die endgültige Gästezahl. Wie lange Änderungen noch möglich sind, regeln die beiden selbst, deshalb steht die Frage ganz oben auf deiner Liste, falls du sie nicht schon früher gestellt hast. Gib dabei weiter, was nur du weißt:

• Gästezahl, getrennt nach Tagesgästen und Abendgästen, wenn ihr beides habt (mehr dazu bei den Abendgästen),
• Menüwahl pro Person sowie Allergien und Ernährungswünsche,
• Kinder und Begleitung, weil sich daran Menge und Sitzplätze ändern,
• Dienstleister, die mitessen, falls das nicht schon im Angebot steht.

In der App siehst du Menüs, die Wahl pro Gast, Ernährungswünsche und Allergien in einer Ansicht für das Catering. Der CSV-Export für den Caterer, pro Gast oder pro Tisch, gehört zum Vollzugang; in der kostenlosen Testversion ist er gesperrt. Alternativ schickst du dem Caterer eine eigene Liste per E-Mail.

Zum Schluss dieses Abschnitts kommt der Sitzplan. Wenn die Gästezahl feststeht, schiebst du die letzten Absagen und Zusagen in den Plan und druckst ihn. Der Sitzplan lässt sich in der App auf A4 drucken, auf Wunsch mit einer alphabetischen Liste der platzierten Gäste samt Tisch und einer Seite pro Tisch. Auf dem Handy kannst du ihn ansehen, bearbeiten lässt er sich an einem großen Bildschirm. Plan den Druck deshalb für einen Abend am Rechner ein, nicht für unterwegs.

Tag 4 bis 3: Aufgaben an Trauzeugen und Helferteam verteilen, Ablauf verschicken

Am vierten und dritten Tag vor der Hochzeit verteilst du alles, was du am Hochzeitstag nicht selbst machen willst, und schickst den Ablauf an die Menschen, die ihn brauchen.

Der Ablauf ist die wichtigste Unterlage der Woche. In der App trägst du im Tagesablauf Uhrzeiten, Programmpunkte und die Zuständigkeit ein, also wer was macht. Schick ihn nicht erst am Vorabend, denn wer ihn früher bekommt, kann noch Fragen stellen. Die App versendet nichts an deine Gäste oder Helfenden; du schickst die Unterlagen selbst, per E-Mail, Nachricht oder ausgedruckt.

Danach kommen die Einsatzpläne. Für die Personen, die am Tag selbst helfen, legst du in der App Einsatzpläne an: Wer holt die Torte ab, wer begrüßt die Gäste, wer hat den Schlüssel zur Location, wer räumt am Ende mit auf? Je konkreter der Punkt, desto weniger Rückfragen am Samstag. Was Trauzeugen üblicherweise übernehmen, steht im Ratgeber Aufgaben der Trauzeugen.

Sprich die Einsatzpläne am besten kurz durch, am Telefon oder bei einem Kaffee, und lass dir bestätigen, dass die Aufgabe klar ist. Ein Satz wie „Du bist ab 17 Uhr für den Sektempfang zuständig, hier ist die Liste“ ist verständlicher als ein langer Text.

Leg an diesen beiden Tagen auch eine Ansprechperson für den Hochzeitstag fest. Sie beantwortet die Fragen der Dienstleister, damit nicht du mit dem Handy in der Hand durch den Abend gehst. Sag den Dienstleistern ihren Namen und ihre Nummer, und lege beides in den Ablauf.

Tag 2: Dekoration, Anlieferung und Notfallset

Zwei Tage vorher klärst du, was angeliefert, aufgebaut und eingepackt wird, und packst das Notfallset.

Frag zuerst bei der Location nach, wann du oder deine Helfenden Dekoration abstellen dürfen und wer die Tür aufschließt. Das ist selten selbstverständlich, und es ist eine der häufigsten Fragen am Vortag. Schreib die Antwort mit Uhrzeit in den Ablauf. Wenn Blumen, Torte oder Getränke geliefert werden, lass dir die Lieferzeit bestätigen und gib die Nummer der Ansprechperson weiter.

Dann Dekoration und Papeterie. Was du druckst, liegt jetzt in Kisten oder Mappen, beschriftet nach dem Ort, an den es gehört. Zu den Druckvorlagen der App gehören Tischkarten, Tischnummern, das Programm und die Checkliste der Aufgaben, die du auch ausdrucken kannst. Wie du Tischkarten sinnvoll gestaltest, steht im Ratgeber Tischkarten drucken.

Das Notfallset ist eine kleine Tasche mit dem, was dir am Tag fehlen könnte: Pflaster, Nähzeug, Taschentücher, Ersatzstrümpfe, Schmerztabletten, Sicherheitsnadeln, Deo, Make-up zum Nachlegen, ein Ladekabel. Packe sie jetzt und gib sie einer Person, die auf dem Fest immer in deiner Nähe ist.

Tag 1: Probe, Ruhe und Dokumente

Am Tag vor der Hochzeit machst du nur noch, was nicht warten kann, und legst alles bereit, was du am Morgen nicht suchen willst.

Wenn eine Probe der Trauung geplant ist, etwa bei einer freien Trauung oder in einer Kirche, halte sie kurz. Sie klärt, wer wo steht, wann die Musik einsetzt und wer die Ringe trägt. Danach gibt es nichts mehr zu besprechen, und der Rest des Tages gehört dir. Mehr zum Ablauf einer freien Trauung steht im Ratgeber Freie Trauung: Ablauf.

Dann die Dokumente. Lege Ringe, Ausweise und alle Unterlagen, die das Standesamt vorher verlangt hat, in eine Tasche, die am Morgen schon bereitsteht. Welche Unterlagen das sind, kann dir nur das Standesamt sagen, denn es unterscheidet sich von Amt zu Amt und von Fall zu Fall. Frag dort nach, falls du es noch nicht getan hast, und stell die Tasche zu der Kleidung, nicht in den Kofferraum.

Der Rest des Tages ist Ruhe. Iss etwas Ordentliches, trink genug Wasser, geh früh ins Bett. Leg dein Handy so weit weg, dass nur Nachrichten der Ansprechperson durchkommen. Alles, was jetzt noch auffällt, gehört auf einen Zettel für morgen oder in die Hände eines Menschen, dem du vertraust.

Wer bekommt welche Unterlage

Jede Unterlage geht an so wenige Personen wie nötig, und niemand bekommt alles, damit sich am Hochzeitstag nicht fünf Menschen auf dasselbe Blatt verlassen.

• Caterer und Location: endgültige Gästezahl, Menüwahl pro Person, Allergien und Ernährungswünsche, Ankunftszeit, Ablauf des Abends.
• Fotografie, Musik, Floristik: Ablauf mit Uhrzeiten, Ort mit Zufahrt, Name und Nummer der Ansprechperson.
• Trauzeugen: Ablauf, die eigenen Einsatzpläne, Telefonnummern der Dienstleister, Notfallset.
• Helferteam: der eigene Einsatzplan mit Uhrzeit und Ort, der Ablauf nur im Überblick.
• Ansprechperson für den Tag: der vollständige Ablauf, alle Nummern und die Gästeliste.
• Gäste: das Programm, entweder gedruckt oder über die Hochzeitswebsite, und der Sitzplan am Eingang.

Alle diese Unterlagen schickst du selbst. Die App erinnert niemanden und versendet keine Nachrichten; sie liefert dir die Listen, die Pläne und die Druckvorlagen, und du gibst sie weiter.

Was du in dieser Woche loslassen darfst

Du darfst in der letzten Woche alles loslassen, was kein anderer Mensch im Ablauf braucht und was du nur noch aus Gewohnheit weiterverfolgst.

• Neue Ideen. Schreib sie auf, aber setz keine mehr um. Nach der Hochzeit ist Platz dafür, davor nicht.
• Basteleien ohne Termin. Was nicht bis Tag 3 fertig ist, bleibt weg. Niemand vermisst ein Gastgeschenk, von dem er nie wusste.
• Ein Sitzplan bis ins Letzte. Zwei Plätze, die du am Vorabend noch tauschst, fallen den Gästen nicht auf.
• Jede Rückmeldung nachverfolgen. Wer bis jetzt nicht geantwortet hat, ist für die Zahl gestrichen. Bei Familie fragst du noch einmal persönlich nach.
• Alles selbst kontrollieren. Das ist der Sinn der Übergabe. Wenn eine Person ihre Aufgabe kennt, lässt du sie machen.

Und noch eine Erinnerung zur Ruhe: Die Woche vor der Hochzeit muss nicht schön sein. Sie muss nur so ablaufen, dass am Samstag niemand mehr fragen muss, wer was macht.