Was kostet eine Hochzeit mit 50 Personen? Die Rechnung mit Fixkosten

Die kurze Antwort: 50 mal Kosten pro Gast plus Fixkosten

Das Gesamtbudget für 50 Gäste ist die Zahl der Gäste mal deine Kosten pro Gast, plus alle Posten, die nicht mit der Gästezahl wachsen.

Als Ausgangspunkt gibt es einen datierten Durchschnitt: Der Ratgeber „Hochzeitskosten“ der Sparkasse nennt für 2026 bei 31 bis 60 Gästen durchschnittlich 14.768 Euro und bei bis zu 30 Gästen 12.295 Euro. Die Seite macht keine Angabe, woher die Staffel nach Gästezahl stammt, und trägt kein Veröffentlichungsdatum. Lies die Werte deshalb als Größenordnung einer Branchenquelle, nicht als Preis, den du bezahlen wirst.

Ein Durchschnitt mischt Paare mit ganz verschiedenen Wünschen: Standesamt und Gasthof am selben Tag, Schloss mit Übernachtung, Feier im Garten der Eltern. Behandle ihn als Prüfstein. Liegt deine Rechnung weit darunter oder darüber, weißt du, dass du nachsehen musst, ob eine Zeile fehlt oder ob eine Entscheidung (Location, Dauer, Musik) den Rahmen verschiebt.

Fixkosten und Kosten pro Gast bei 50 Personen

Bei 50 Gästen sind die Fixkosten anteilig hoch, weil Kleidung, Fotografie, Ringe, Standesamt und Musik nicht kleiner werden, nur weil weniger Menschen kommen.

Das siehst du auch in den Durchschnitten der Sparkasse (2026): Bei bis zu 30 Gästen liegen sie bei 12.295 Euro, bei 31 bis 60 Gästen bei 14.768 Euro, bei 91 bis 120 Gästen bei 20.729 Euro. Zwischen der ersten und der letzten Gruppe liegt mehr als eine Verdreifachung der Gästezahl, der Gesamtbetrag wächst aber nur um etwa zwei Drittel (eigene Rechnung). Der Grund: Ein großer Teil der Summe hängt nicht an der Zahl der Gäste. Wie belastbar der Vergleich ist, bleibt offen, denn in jeder Gruppe stecken andere Paare.

Sortiere deshalb jeden Posten in eine von zwei Spalten:

• Pro Gast: Essen, Getränke, Torte und Kuchen, Gastgeschenke, oft auch Papeterie. Hier gilt: Preis pro Person mal 50.
• Fix: Standesamt, freie Trauung, Kleidung, Frisur und Make-up, Ringe, Fotografie, Musik, Blumen, Technik und Reinigung der Location. Hier kommt ein Betrag, egal ob 40 oder 60 Gäste da sind.

Einige Posten liegen dazwischen. Blumen und Deko wachsen mit der Zahl der Tische, die Raummiete hängt oft vom Raum ab und der Raum von der Gästezahl. Ordne solche Posten dort ein, wo sie in deinem Angebot stehen: Steht ein Preis pro Person im Angebot, ist es ein Gast-Posten, steht eine Pauschale darin, ist es ein Fixposten.

Für die Orientierung nennt die Sparkasse für 2026 einige Durchschnittswerte, die du als Vergleich neben deine Angebote legen kannst:

• Location und Catering zusammen: etwa 113 Euro pro Gast, bei 50 Gästen also etwa 5.650 Euro (50 mal 113).
• Standesamt mit Anmeldung, Urkunden, Stammbuch und Dokumenten: meist 100 bis 350 Euro.
• Fotografie: im Durchschnitt 1.656 Euro.
• Eheringe und Schmuck: im Durchschnitt 713 Euro.

Der Durchschnitt für die Location allein (8.568 Euro) gilt für Feiern aller Größen und ist für 50 Gäste kein Ziel. Frag beim Standesamt nach, was bei dir tatsächlich anfällt. Die Beträge sind je nach Amt verschieden.

Die Budgettabelle für 50 Gäste

Die Tabelle unten ist eine Vorlage ohne Beträge: Du trägst in der letzten Spalte ein, was dir die Angebote nennen, und rechnest am Ende zusammen.

Die Rechnung dahinter hat drei Zeilen. Erstens die Summe aller Posten aus der Spalte „pro Gast“, das sind deine Kosten pro Gast (zum Beispiel Menü, Getränke und Torte zusammen). Zweitens diese Summe mal 50. Drittens die Summe aller Fixposten dazu.

Gesamtbudget = 50 mal (dein Wert pro Gast) + (deine Fixkosten) + Puffer.

Plane den Puffer als eigenen Posten ein, als Anteil an der Gesamtsumme. Bei kleiner Gästezahl trifft ein einziger Zuschlag, etwa für eine längere Nutzung des Raumes, den Gesamtbetrag stärker als bei einer großen Feier. Wie du die Summe auf Posten verteilst, steht in Hochzeitsbudget.

Rechne zweimal: einmal mit den günstigsten Angeboten, einmal mit den teuersten, die für dich in Frage kommen. Die Spanne zeigt dir, wie viel Spielraum du hast, bevor du das erste Angebot unterschreibst.

Restaurant, Gasthof oder gemietete Location: was sich am Kostenaufbau ändert

Der Ort ändert vor allem, welche Posten überhaupt eine eigene Zeile haben: In einem Restaurant steckt vieles im Menüpreis, in einer gemieteten Location kaufst du Raum, Essen und Technik einzeln ein.

Fragen an die Location, die bei 50 Gästen den Ausschlag geben

Bei 50 Gästen entscheiden diese Fragen darüber, ob ein Angebot passt: Mindestumsatz, Raummiete, Getränkepauschale, Sperrstunde und Fristen.

• Mindestumsatz: Gibt es einen, und was passiert, wenn du ihn mit 50 Gästen nicht erreichst? Wird die Differenz berechnet, oder zählt er nur für größere Gruppen?
• Raummiete: Ist sie im Menüpreis enthalten oder separat? Gilt sie pauschal oder je nach Dauer? Gibt es einen kleineren Raum?
• Getränkepauschale: Was ist enthalten, für welche Dauer, und gilt der Preis pro Person oder nach Verbrauch? Wie ist es mit Korkgeld, wenn du eigenen Wein mitbringen möchtest?
• Sperrstunde: Bis wann darf drinnen und draußen gefeiert werden, und was kostet eine Verlängerung? Im Freien gilt oft früher Nachtruhe, das hängt vom Ort ab.
• Mindestgrößen und Fristen: Bis wann kannst du die endgültige Gästezahl nennen, und wonach wird abgerechnet, nach der angemeldeten oder der tatsächlichen Zahl?

Wer vor der Besichtigung eine feste Liste dabeihat, vergleicht zwei Angebote nebeneinander und vergisst die Frage nach dem Kleingedruckten nicht. Eine längere Liste mit Fragen findest du in Fragen an die Hochzeitslocation.

Fünf Gäste mehr oder weniger: was es wirklich ändert

Fünf Gäste mehr oder weniger ändern die Rechnung an drei Stellen: beim Preis pro Person, bei der Zahl der Tische und bei Schwellen im Angebot.

Beim Preis pro Person ist die Rechnung einfach. Nimmst du den Durchschnitt der Sparkasse für Location und Catering (etwa 113 Euro pro Gast, 2026), sind fünf Gäste etwa 565 Euro (5 mal 113). Dein Angebot hat einen anderen Wert, rechne mit ihm.

Bei den Tischen kommt es auf die Größe an. Mit Achtertischen brauchst du für 50 Gäste sieben Tische, bei 45 Gästen sechs. Ein Tisch weniger spart bei Deko, Blumen und Mobiliar, der Unterschied fällt aber kleiner aus als bei 150 Gästen.

Schwellen sind die dritte Stelle: ein Mindestumsatz, der erst ab einer bestimmten Zahl gilt, eine Raumgröße, die nicht passt, oder ein Menüpreis, der ab einer Gruppengröße sinkt. Wenn du knapp an einer solchen Grenze liegst, kann eine einzige Person den Betrag stärker ändern als die ersten zehn. Frag deshalb bei jedem Angebot, ob es Schwellen gibt und wo sie liegen.

Eine Möglichkeit, die Zahl zu halten, ohne den Kreis zu verkleinern: Lade einen Teil der Gäste nur zur Party am Abend ein. Wie das aussehen kann, steht in Gäste nur zur Party. Wie du die Liste aufbaust, beschreibt Gästeliste für die Hochzeit.

Das Budget verfolgen: geplant, gebucht, noch verfügbar

Führe für jeden Posten drei Zahlen: was du geplant hast, was schon gebucht ist und was davon noch verfügbar bleibt.

Der Abstand zwischen geplant und gebucht zeigt dir, wie viel Spielraum noch bleibt. Solange ein Posten nur geplant ist, kannst du ihn verschieben. Sobald er gebucht ist, bindet er Geld. Bei 50 Gästen mit hohem Fixanteil lohnt es sich, zuerst die Fixposten zu buchen und danach zu sehen, was für die Posten pro Gast übrig bleibt.

In der App hat jeder Budgetposten die Werte geplant, gebucht und noch verfügbar. Zahlungen erfasst du mit Fälligkeit und Anhang, zum Beispiel mit dem Angebot als Datei. Zu jedem Dienstleister legst du eine Karte an, mit dem Status angefragt, Angebot erhalten, gebucht oder aussortiert und den zugehörigen Unterlagen. Die Gästeliste führst du in Gruppen, mit Kategorie wie Familie oder Freunde und der Angabe Erwachsen oder Kind. Daran siehst du, wer mitzählt, wenn du der Location die Zahl nennst.

Wann du bei wem anfragen solltest, steht in Wann welche Dienstleister buchen. Wenn dein Rahmen sehr eng ist, hilft Hochzeit planen mit wenig Geld.